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Time-to-hire: Mit 5 Tipps zum schnellen Bewerbungsprozess

Jan Köhler • 28.06.2022 • Lesezeit: ca. 4 Minuten

Darstellung eines Bewerbungsprozesses

Der „War for talents“ hat nicht nur längst begonnen, sondern ist bereits unaufhaltsam im Gange. Unternehmen kämpfen um die Talente auf dem Arbeitsmarkt und sehen sich immer häufiger in der Situation, Stellenanzeigen monatelang online schalten zu müssen. Mit der Verlängerung der time-to-hire steigen auch die Recruiting-Kosten sowie indirekte Kosten oder Umsatzeinbußen durch unbesetzte Stellen. Wir zeigen Ihnen, mit welchen Tipps Sie die time-to-hire verkürzen und Ihren Bewerbungsprozess schneller gestalten.

 


Was ist die time-to-hire und warum ist sie wichtig?

Die time-to-hire bezeichnet die Zeit, die von der ersten Kontaktaufnahme des Bewerbers bis zur Einstellung beziehungsweise Vertragsunterzeichnung verstreicht. In diesem Zeitrahmen sind Erstkontakt, Bewerbungssichtung, Entscheidungsfindungen, Vorstellungsgespräche, Rückmeldungen und die Vertragsvorbereitung beinhaltet. Je nach Position und Anforderungen an die Stelle kann dieser Prozess unterschiedlich lang ausfallen. Ziel eines Unternehmens ist es, diese Zeit möglichst kurzzuhalten, um einen Vorsprung vor konkurrierenden Firmen zu haben und den Bewerbenden so schnell wie möglich zu gewinnen. Im Gegensatz zur time-to-hire beschreibt die time-to-fill die Zeit, die ein Unternehmen benötigt, um eine freie Stelle zu besetzen. Während für das Ende der time-to-fill ebenfalls die Vertragsunterzeichnung gilt, können für den Beginn der time-to-fill unterschiedliche Variablen festgelegt werden: 

  • Vorliegen der Kündigung eines Mitarbeitenden, dessen Stelle anschließend neu besetzt werden soll,
  • Tag, an dem die Stelle zur Ausschreibung genehmigt wird oder
  • Tag der Erstausschreibung der Stelle.

Da die Zeit vor dem Erstkontakt mit den Kandidat:innen bewerberunabhängig ist, betrachten wir im Zuge der Verbesserung der Candidate Experience die time-to-hire und nicht die time-to-fill. Innerbetriebliche Faktoren, die zu einer Verlängerung der time-to-fill führen, müssen Sie als Unternehmer:in eliminieren, indem Sie Kommunikationsprozesse und Schnittstellen zwischen den Entscheidungsträgern optimieren.

Die time-to-hire mit diesen Tipps verkürzen

Um die verschiedenen Schritte des Bewerbungsprozesses so schlank wie möglich zu gestalten und somit den Zeitraum von Eingang einer Bewerbung bis zur finalen Einstellung zu verkürzen, können Sie verschiedene Möglichkeiten anwenden.

Mit Bewerbermanagementsystemen die Prozesse verbessern

Bewerbermanagementsysteme, die direkt mit der Karriereseite Ihres Unternehmens verknüpft sind, verschlanken den Bewerbungsprozess deutlich. Für Bewerber:innen bedeutet das, dass sie auf einen E-Mail-Text verzichten zu können und ihre relevanten Unterlagen direkt in das Formular hochladen. Automatische Absagen, die zeitversetzt versendet werden können, erleichtern die Arbeit und auch der Eingang der Bewerbung wird den Kandidat:innen unmittelbar bestätigt. Viele Systeme verfügen außerdem über ein Reporting-Modul, das zeitintensive Prozesse erkennt und Ihnen mitteilt, sodass Sie gezielt nach einer Lösung suchen können. Außerdem kommunizieren Sie über das System direkt mit Verantwortlichen innerhalb des Unternehmens und verkürzen durch One-Click-Entscheidungen die Antwortzeiten.

Die Bewerbung auf das Wesentliche reduzieren

Manche Positionen und Berufe sind dazu geeignet, die Anforderungen an die Bewerbung zu senken. Verzichten Sie bei handwerklichen Jobs oder im produzierenden Gewerbe auf ein Anschreiben. Fordern Sie dagegen nur einen Lebenslauf und Arbeitszeugnisse an, um sich ein erstes Bild von den Bewerber:innen zu machen. Das baut Bewerberhürden ab und verkürzt die Zeit bis zum Bewerbungseingang enorm.

Kommunikation vereinfachen und an aktuelle Zeiten anpassen

Um den Bewerber:innen eine optimale Candidate Experience zu bieten, passen Sie Ihre Kommunikation mit den Kandidat:innen an aktuelle Zeiten an. Warum sollte ein:e Interessent:in nicht direkt über WhatsApp oder Social Media mit Ihnen in Kontakt treten, wenn er eine Stellenanzeige gefunden hat? Fragen können so schneller geklärt werden, die Antwortzeiten sind in der Regel geringer, da über diese Kanäle etwas lockerer kommuniziert werden kann und viele Menschen regelmäßiger in den sozialen Netzwerken aktiv sind als in ihrem E-Mail-Postfach.

Digitalisierung nutzen und modern rekrutieren

Spätestens die Pandemiezeiten haben uns gezeigt: Viele Arbeitsprozesse im Unternehmen sind mobil und digital durchführbar und führen zu den gleichen Erfolgen. Eine Idee, um Ihren Bewerbungsprozess zu beschleunigen, wäre also ein virtuelles Erstgespräch mit Video. Die Flexibilität der Digitalisierung erlaubt es Ihnen dann, schneller einen Termin für das Gespräch zu finden, was die Wartezeiten erheblich verkürzt.

Karriereseite und Candidate Experience optimieren

Bei vielen Bewerber:innen entstehen während des Bewerbungsprozesses die gleichen oder ähnliche Fragen. Sammeln Sie diese und beantworten Sie die wichtigsten und allgemeinen Fragen zu Ihrem Unternehmen als Arbeitgeber in einem FAQ-Bereich auf Ihrer Karriereseite. So finden Bewerbende wichtige Informationen schon vorab und Sie können von der Zeitersparnis profitieren. Gestalten Sie die Karriereseite ansprechend, zum Beispiel mit Videobotschaften von Mitarbeiter:innen, die über ihre Arbeit berichten.

Mit einer kurzen time-to-hire zu einer optimalen Candidate Experience

Schnelle Rückmeldungen, gut strukturierte Prozesse und eine kurze time-to-hire führen nicht nur zu niedrigen Recruitingkosten, sondern auch zu einer optimalen Candidate Experience. Schon beim Absenden der Bewerbung sollten Sie es den Kandidat:innen so leicht wie möglich machen. Dazu gehören Formulare, in denen Anhänge unkompliziert hochgeladen werden können sowie eine klare Kommunikation darüber, welche Unterlagen notwendig sind.

Fast unabdingbar ist es geworden, dass die Karrierewebsite und das Bewerbungsformular für mobile Endgeräte optimiert sind. Technische Herausforderungen und unübersichtliche Abläufe im Bewerbungsprozess können im schlechtesten Fall dazu führen, dass sich der Kandidat oder die Kandidatin nicht mehr bei Ihrem Unternehmen bewirbt.

Die Eingangsbestätigung der Bewerbung sollte außerdem Informationen über den weiteren Verlauf beinhalten, sodass der Bewerbende weiß, wie es weitergeht. Nennen Sie einen Ansprechpartner für eventuelle Rückfragen und geben Sie – wenn möglich – einen Zeitraum an, in dem der Bewerber oder die Bewerberin mit einer Rückmeldung rechnen kann.

So realisieren Sie einen schnellen Bewerbungsprozess

Um unsere 5 Tipps zu einer Verkürzung der time-to-hire und einem schnellen Bewerbungsprozess umzusetzen, benötigen Sie die Implementierung eines starken Arbeitgebermarkenauftritts sowie eine ansprechende und gut strukturierte Karriereseite.

Wir helfen Ihnen bei der Entwicklung und begleiten Sie auf dem Weg zur erfolgreichen Rekrutierung. Wenn Sie Fragen zu Personalrekrutierung, Kommunikationskonzepten, Stellenanzeigen, KPIs oder Karriere-Website haben, dann sprechen Sie uns einfach an – wir kümmern uns um die Umsetzung der Maßnahmen und die Besetzung Ihrer offenen Stellen!

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