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Remote Onboarding: So gelingt’s!

Jan Köhler • 18.02.2022 • Lesezeit: ca. 2 Minuten

Remote Onboarding: So gelingt’s!

Die Pandemie ist vorbei, alle Mitarbeitenden strömen wieder in die Büros und es ist alles wie vorher. Diese Vorstellung wird wohl kaum Wirklichkeit – zu sehr hat Corona die digitale Entwicklung beschleunigt.
Eine Folge der zunehmenden Digitalisierung und des Wandels in der Arbeitswelt: Der Prozess, bei dem neue Mitarbeitende digital an ihren neuen Arbeitgeber herangeführt werden, gewinnt an Bedeutung. Wie steht es um das Remote Onboarding in Ihrer Firma und was bedeutet der Begriff eigentlich genau?


Was bedeutet Remote Onboarding?

Mit der Corona-Pandemie sehen sich viele Unternehmer und Unternehmerinnen nachhaltigen Herausforderungen gegenübergestellt. Trotz anhaltender Schwierigkeiten müssen Fachkräfte und Azubis rekrutiert werden – auch während eines Lockdowns oder einer konsequenten Homeoffice-Arbeit. Damit Ihre neuen Mitarbeitenden trotzdem kulturell und inhaltlich an ihren neuen Arbeitgeber herangeführt werden, findet das klassische Onboarding digital statt. Der Begriff „Remote Onboarding“ hat sich dafür durchgesetzt.

Remote Onboarding bezeichnet die gezielte Integration eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin in Ihr Unternehmen – auf rein digitalem Wege. Keine Gespräche von Angesicht zu Angesicht, kein realer Rundgang durch die Firmenräume und kein kurzer Schnack in der Kaffeeküche. Weil diese kleinen Helferlein, um als Arbeitskraft in neuem Umfeld Fuß zu fassen, wegfallen, haben sich HR-Verantwortliche digitales Onboarding auf die Fahnen geschrieben. Das ist durchaus wichtig: Neue Mitarbeitende während den ersten Wochen oder Monaten zu verlieren, da sie sich nicht ausreichend integriert fühlen, ist ärgerlich – und teuer.

Wie sollte ein digitales Onboarding ablaufen?

Professionelles Remote Onboarding erfordert Aufmerksamkeit. Wenn Sie lediglich zwei Videotermine zum Kennenlernen des neuen Mitarbeitenden vereinbaren, reicht das bei weitem nicht aus. Es benötigt im ersten Schritt digitale Tools und Software zur Abwicklung eines konsequenten und einen klaren Plan verfolgenden Remote Onboardings. Dazu zählt nicht nur die kulturelle Integration in das Unternehmen, sondern auch die Bereitstellung der technischen Infrastruktur. Das ist im Homeoffice oftmals eine Herausforderung. Nicht selten haben neue Mitarbeitende tage- oder wochenlang keine Zugänge zum Firmennetzwerk oder der Cloud. Damit dieser negative Touchpoint in der Beziehung zu Ihrem neuen Mitarbeitenden vermieden wird, gibt es im Ablauf wichtige Eckpunkte zu beachten:

  • Digitales Onboarding beginnt nicht erst mit dem ersten Arbeitstag: Zuvor sollten Sie bereits die nötige Infrastruktur schaffen
  • Fragen Sie ab, ob der neue Mitarbeitende bereits mit den Tools, die Ihr Unternehmen einsetzt, vertraut ist
  • Informieren Sie Kolleginnen und Kollegen über den Neuzugang im Homeoffice
  • Am ersten Arbeitstag: Führen Sie ein Einzelgespräch, binden Sie aber auch direkt das ganze Team mit ein – so wird eine kollegial-freundliche Atmosphäre geschaffen
  • Sprechen Sie oder zuständige Kollegen und Kolleginnen überwiegend zu Beginn regelmäßig mit neuen Arbeitskräften, damit diese sich nicht alleingelassen fühlen.

Neben diesem allgemeinen Ablauf gibt es einige Tipps und Kniffe, die die Wahrscheinlichkeit eines für alle Seiten erfolgreichen Remote Onboardings erhöhen. Neue Mitarbeitende sollten sich schließlich vom ersten Tag an – bestenfalls bereits davor – dem Team zugehörig fühlen und eine positive Einstellung Ihnen gegenüber als Arbeitgeber entwickeln.

Von Preboarding bis zum Paten: Tipps für den Onboarding Prozess

Digitales Onboarding startet nicht erst mit dem ersten Arbeitstag. Sich diese Information zu verinnerlichen, ist wichtig. Wie wäre es beispielsweise mit einem „Offline-Willkommenspaket“ rund zwei Wochen vor dem Arbeitsstart direkt ins Homeoffice? Ebenfalls beliebt: Ein „Pate“ oder „Onboarding-Buddy“, also eine Person, die bereits länger im Unternehmen tätig ist und die neue Arbeitskraft in den ersten Wochen an die Hand nimmt. Weitere Tipps und Tricks, wie der digitale Onboarding-Prozess zum Erfolg wird:

  • Preboarding-Mappe mit allen relevanten Informationen zu den verwendeten Systemen & Co.
  • Virtuelle Get-together, um sich gegenseitig auch abseits der operativen Arbeit kennenzulernen (beispielsweise digitales Kaffeetrinken)
  • Regelmäßige, kurze Sessions mit dem Vorgesetzten (zehn bis fünfzehn Minuten), um Fragen zu klären und Wertschätzung zu zeigen
  • Tutorials (E-Learning-Formate) für technische Systeme und Abläufe im Unternehmen bereitstellen
  • Digitaler „Welcome Day“ analog einer digitalen Weihnachtsfeier.

Nutzung digitaler Onboarding-Software (gibt es beispielsweise von SAP oder Oracle) Seien Sie beim Onboarding kreativ. Das wichtigste Mittel: Zeigen Sie Wertschätzung und seien Sie – primär in den ersten Tagen – nah am neuen Mitarbeiter oder der neuen Mitarbeiterin dran.

Vor- und Nachteile: Doch lieber klassisches Onboarding?

Die Frage nach den Vor- und Nachteilen von Remote Onboarding stellt sich – für viele Unternehmen ist es jedoch keine Entscheidung, die sie in Zeiten eines Lockdowns oder der Gesundheitsprävention durch Kontaktvermeidung selbst treffen können. Wenn Sie die freie Entscheidung haben und abwägen, liegt ein Nachteil auf der Hand. Beim digitalen Onboarding fehlt die Zwischenmenschlichkeit. Blicke, Mimik und Gestik sind online weniger wahrnehmbar als offline. Zudem entfallen die privaten Momente, die sich aus der Situation ergeben. Auch spontane Nachfragen á la „Wie komme ich im System nochmal von A nach B?“ stellen für neue Mitarbeitende im Homeoffice eine größere Hürde da als vor Ort. Schließlich müssen sie dafür extra einen Anruf tätigen, um eine prompte Antwort zu erhalten. Dem gegenüber stehen die Vorteile der Effizienzsteigerung und Kostenreduktion. Zudem werden virtuelle Onboardings im Zuge der digitalen Transformation ohnehin gegenüber klassischem Onboarding zunehmen – losgelöst von der Pandemie.

Fazit zum Onboarding neuer Mitarbeitender: Keine Scheu vor dem Wandel

Nicht immer haben Sie die Wahl. Wenn Sie durch Umstände dazu gezwungen werden, neue Mitarbeitende digital willkommen zu heißen, entwickeln Sie aktiv eine Strategie für das digitale Onboarding. Ihre neuen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden es Ihnen danken. Aktives, durchdachtes und letztlich geglücktes Remote Onboarding wirkt sich positiv auf Ihr Employer Branding und im Speziellen die Mitarbeiterbindung aus. Neue Mitarbeitende kommen gerne ins Team und bleiben Ihnen dort im Umfeld einer zufriedenen Belegschaft lange erhalten.

Das klingt gut, oder? Wir stehen Ihnen bei Köhler Kommunikation bei allen Herausforderungen rund um Employer Branding gerne zur Seite. Sorgen wir gemeinsam dafür, dass sich Ihre neuen Mitarbeitenden auch im Homeoffice wohlfühlen. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

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